45 recomendaciones para garantizar la seguridad de tu e-mail y optimizar su uso

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Fuente: http://www.aprendelo.com/a/45-recomendaciones-evitar-seguridad-tu-email-optimizar-su-uso.html Las siguientes recomendaciones tienen como objetivo aleccionar sobre las buenas prácticas en el uso del correo electrónico. Este es un tema al que no se otorga demasiada importancia a pesar de que cada día se realiza una media de 6 billones de envíos a través del mail. Lo habitual es desatender la seguridad de las cuentas e ignorar aspectos como el etiquetado, la organización y la privacidad de los mensajes. 1- Utilizar CCO: para enviar un mismo mensaje a un grupo de personas que no se conocen entre sí, la mejor opción es seleccionar CCO (copia oculta) y colocar el propio mail en el campo “para”. Con esta opción, los destinatarios no verán las direcciones del resto y se evitará el spam. 2- No reenviar cadenas de mensajes: este tema adquiere especial relevancia ya que facilita el camino a los spammers. 3- Respetar las normas y la regulación de los envíos de correo electrónico: algunos países tienen normas específicas sobre el emailing masivo. Es muy recomendable conocer la legislación para evitar meterse en líos. Sobre todo, con la nueva Ley de Protección de Datos de nuestro país. 4- Crear una cuenta de correo auxiliar: para dirigir a ella las suscripciones y los mensajes que no son importantes. De esta forma nos aseguramos una mayor limpieza en nuestra cuenta principal. 5- Señala como spam los mensajes que son spam: no basta con eliminarlos. Lo más recomendable es señalarlos como spam para que el medio difusor entre dentro de una lista negra y sea penalizado por los servidores de correo, identificándole como emisor de correo basura. Todos los correos de este emisor irán directamente a la carpeta de spam. 6- Utilizar formatos Text o RTF en lugar de .doc en los archivos adjuntos: esta recomendación se debe a que los .doc tienen mayor susceptibilidad frente ciertos virus. Otros formatos aconsejables son los pdf y las imágenes. 7- Cuidado al abrir los archivos adjuntos: es conveniente tener precaución a la hora de abrir archivos adjuntos. Incluso cuando el mensaje proviene de un contacto de nuestra lista puede contener un virus. Lo más apropiado es leer el mensaje antes de abrir cualquier documento, para evitar sorpresas desagradables. 8- No abrir mensajes de spam: la apertura de este tipo de mails contribuye a que nuestras direcciones de correo figuren como válidas y disponibles. La mejor solución es contar con un filtro que detecte el spam y lo envíe directamente a una carpeta a la que no tengamos que entrar, de forma que los mensajes fraudulentos permanezcan intactos. 9- No existe la privacidad en el correo electrónico: es necesario tenerlo siempre en cuenta para evitar situaciones comprometidas e indeseadas. Muchas empresas realizan un backups automáticos de las comunicaciones de los empleados que incluyen los correos personales enviados. 10- No mostrar la dirección de correo en cualquier lugar: mantener la privacidad de nuestra dirección de email y evitar mostrarla en lugares públicos como páginas web, redes sociales, etc. Lo contrario invita al spam y a nuevas técnicas de phising. 11- Utilizar formularios de contacto: la colocación de emails de contacto en una web puede sustituirse por un formulario que permita a los usuarios ponerse en contacto con la persona interesada. Este método filtrará los mensajes para recibir los deseados y eliminar el spam. 12- Codificar las direcciones de email: los spambots son aplicaciones que recopilan las direcciones de correo electrónico de una web o página. Para evitar entrar en las listas de los spammers debemos modificar el formato de las direcciones, de forma que sean reconocibles para los humanos, pero no para las máquinas. Algunas fórmulas consisten en añadir espacios intencionados separando la @ de las letras, escribir “arroba” en lugar del símbolo, escribir “punto” en lugar de ponerlo, etc. Sin embargo, es necesario seguir innovando en este campo, ya que los spambots son cada vez más sofisticados y pueden acabar identificando y neutralizando estos trucos. 13- Crear direcciones no obvias: otra táctica de los spambots consiste en suponer y adivinar direcciones de email a partir de nombres personales o de empresas. Es recomendable ponérselo difícil a los rastreadores y generar direcciones de correo que no incluyan (o que no sólo incluyan) información básica sobre nosotros. 14- No utilizar la opción “dejar de recibir mensajes” a ciegas: los mensajes de spam suelen contener un enlace o botón con la opción de eliminar la “suscripción” a la fuente emisora. Cuando hacemos uso de esta opción la situación puede empeorar aún más. Lo más recomendable es marcar el mensaje como spam, para que llegue directamente a la carpeta correspondiente. 15- Utilizar un servidor de email de texto plano: los mensajes con texto plano disminuyen las posibilidades de ataques de phising. De igual modo, a la hora de suscribirse a un servicio web, es buena idea escoger el modo “sólo texto” en la medida de lo posible. 16- Utilizar un servidor de correo seguro: escoger el servidor que ofrezca mayores garantías de seguridad en la red, es decir, menos vulnerabilidades. En términos generales, aplicaciones como Outlook, The Bat o Thuderbird suelen ser más seguras, pero el entorno es cambiante, y también hay que tener en cuenta nuestras preferencias personales. La elección debe ser una combinación de varios factores. 17- Encriptar los emails: no enviar información importante por mail, a menos que esté encriptada. Y aún así, intentar evitarlo. Las dificultades que conlleva enviar un mensaje encriptado hacen que, hoy en día, sea más seguro enviar información confidencial en papel o por teléfono. 18- Utilizar Freenigma: es un plugin de Firefox que permite encriptar mensajes en plataformas de webmail, como Gmail, Yahoo y Hotmail/MSN. También existe una versión corporativa para Outlook, aunque la versión básica es gratis. La desventaja que conlleva es que el destinatario del correo también debe tener instalado el plugin para ver el contenido. 19- Utilizar técnicas de esteganografía: consiste en ocultar el contenido de los mensajes en otros medios como la fotografía digital. Solamente pueden encontrar el mensaje los usuarios que sepan que está ahí escondido, a menos que se utilicen sistemas de rastreo de datos. 20- Evitar los fraudes por mail: no enviar dinero a ninguna causa que se promocione a través de mensajes de correo electrónico. La mayor parte de ellas son fraudes. 21- Evita el phising: desconfía de todos los mails procedentes de entidades reconocidas (bancos, Paypal, ongs, etc.) que soliciten el envío de tus datos personales. No clicar en ningún link ni botón de estos mensajes. Ninguna compañía solicita este tipo de trámites por mail, a menos que hayas contactado con ellos previamente. 22- Cuidado con otras técnicas de phising y spam: los spammers utilizan otros muchos trucos para conseguir sus objetivos. Colocan mensajes atrayentes en el asunto de los mensajes, utilizan a usuarios de tu lista de contactos como emisores, emulan un mensaje devuelto, anuncian que has ganado la lotería, etc. Hay que estar alerta ante cualquier señal que nos resulte sospechosa. 23- No basta con borrar, hay que eliminar: cuando llega el momento de cambiar de ordenador y hacer backup del correo, hay que intentar destruir la información confidencial de nuestro mail en el pc que dejamos. Teniendo en cuenta que muchos programas de limpieza no funcionan al 100% y es necesaria una solución más eficaz, en función de la importancia de la información con la que estemos trabajando. 24- Vigilar los virus: si sospechas que tienes un virus en tu ordenador, actualiza tu antivirus y realiza un test inmediatamente. Si es posible, evita avisar a tu lista de contactos por mail, ya que el propósito de muchos gusanos es robar direcciones de tu agenda para enviarles spam en tu nombre. Otras recomendaciones para sacar el máximo provecho a las comunicaciones por correo electrónico 25- Etiquetado: utilizar etiquetas apropiadas y lo más descriptivas posible para organizar el correo. 26- Evitar el envío de correos personales con la cuenta de la empresa: el envío de mails a través de servidores como Gmail, Hotmail o Yahoo protege el contenido de los mismos, ya que es menos visible para los empleados que las comunicaciones enviadas a través de los servidores de la compañía. 27- No enviar plantillas de texto: es de mala educación mandar cartas estereotipadas, especialmente a los contactos más cercanos. Evitar esta práctica a menos que los destinatarios las esperen. 28- Escribir correctamente: evitar las abreviaturas de palabras utilizadas en los mensajes de móvil. Los mails no tienen límite de caracteres, por lo que no existe ninguna razón para cometer fallos ortográficos. 29- Cuidar el contenido de los mensajes: es necesario tener presente que el correo electrónico no es privado. Esto quiere decir que puede ser interceptado en cualquier momento durante la ruta de envío. Además, puede suceder que el destinatario no lo borre y permanezca durante mucho tiempo en su buzón de correo. 30- Abreviar las firmas: las firmas en el correo electrónico deben ser lo más cortas posible, sobre todo si se trata de negocios. 31- Citar en el propio mensaje: cuando respondemos a un mail, el mensaje que hemos recibido suele adjuntarse por defecto. Lo ideal en estos casos es citar solamente el punto o los puntos a los que vamos a responder. 32- Considerar las funcionalidades de cada servidor de correo: escoger el que nos proporciona un mejor servicio y más opciones de personalización, y organización. 33- Utilizar “responder a todos” sólo cuando sea necesario: muchas veces se utiliza esta opción sin tener en cuenta que puede haber personas en copia a las que no les interesa tu respuesta y tendrán que eliminar el mensaje. 34- Indicar urgencia si el mensaje lo es: colocar la palabra “URGENTE” en el asunto del mensaje, antes del resto del texto. Este detalle llamará la atención del destinatario frente a otros mensajes de la bandeja de entrada. 35- Indicar si estamos ausentes: la opción de respuesta automática resulta muy útil cuando nos vamos de vacaciones o vamos a estar ausentes del correo durante un tiempo. Dejará una mejor impresión en la persona que nos escribe si no obtiene una contestación. 36- Cuidar la gestión del correo cuando se accede desde diferentes herramientas: muchas personas acceden a su correo desde el ordenador y desde dispositivos móviles o plataformas alternativas. Hay que tener en cuenta que algunos servidores descargan los mensajes en la herramienta que se utilice primero y no guardan copia en el sistema. Esto puede provocar la pérdida de mensajes importantes. 37- Evitar el envío de archivos adjuntos a dispositivos móviles: la descarga de documentos en los dispositivos móviles es más complicada que en un ordenador, por eso, debemos evitar los archivos adjuntos en la medida de lo posible cuando nos dirijamos a un usuario con estas características. 38- Utilizar el mail solamente para mejorar la productividad: envío de documentos, carpetas, comunicaciones, etc. Para chatear existen otras herramientas creadas expresamente con ese fin. 39- Responder a los mensajes lo antes posible: tanto a los de trabajo como a los personales. Cuando se demora la respuesta, el correo puede quedar relegado por nuevos mensajes y permanecer en el olvido. 40- Evitar la suscripción a newsletters y alertas que no podemos leer: es necesario tener sentido común a la hora de suscribirse a newsletters ya que muchas veces no tendremos tiempo de leerlas y quedarán acumuladas en nuestra bandeja de entrada. Seleccionar las suscripciones es una buena idea para limpiar nuestra cuenta de correos innecesarios. 41- Revisar la carpeta de spam: puede suceder que los filtros anti spam identifiquen como tal correos que no lo son. Es conveniente revisar la carpeta de spam para marcar como correo deseado los mensajes que lo son y no vuelvan a caer en esta clasificación. 42- Limpiar la cuenta de correo: es recomendable eliminar los mensajes que no necesitemos en lugar de acumularlos en la bandeja de entrada o en otras carpetas. Esto nos evitará tener que ordenar más tarde un volumen inmanejable de correos. 43- No enviar archivos adjuntos pesados: los archivos pesados pueden colapsar el servidor. Si sobrepasan el límite impuesto por la plataforma, lo más probable es que no lleguen a su destino. En estos casos es mejor buscar otras opciones de envío. 44- Utilizar la opción de compartir archivos: si la documentación que queremos enviar es pesada, no se encuentra online, y tenemos autorización para publicarla, podemos utilizar alguno de los muchos servicios disponibles para compartir documentos de forma pública o privada. 45- Utilizar un servicio de lectura de emails personalizado: algunos servidores de email (POP3, IMAP, SMTP, etc) permiten acceder al correo desde diferentes interfaces de usuario y organizar los mails de forma personalizada. La centralización de varias cuentas en una sola es una de sus ventajas más importantes.